Diese Methodik beschreibt, wie der Travel-Management-Review rechnet und welche Aussagen er trifft. Alle Regeln sind deterministisch: Gleiche Daten führen immer zum gleichen Ergebnis. Für Reisedateien wird keine künstliche Intelligenz eingesetzt.
1. Zwei Pfade
| Schnell-Review | Ausführlicher Review | |
|---|---|---|
| Grundlage | Ihre Angaben; optional ein Export | Ihre Daten aus bis zu vier Importtypen plus Angaben |
| Ergebnis | Standortbestimmung je Prüffeld, Kurzvorlage, drei Prüfschritte | Entscheidungsvorlage, Ist-Analyse, Auffälligkeiten, Kontrollübersicht, Anforderungen |
| Beträge | keine Eurobeträge | nur mit Kennzeichnung und Herleitung |
„Unbekannt“ ist bei jeder Frage zulässig. Es erscheint im Ergebnis als Datenlücke und wird nie als unauffällig gewertet.
2. Datenquellen
| Import | Exporttyp | Pflichtfelder | Bekannte Grenzen |
|---|---|---|---|
| I-1 SAP Concur Abrechnungen | Abrechnungsdaten auf Belegposition, CSV oder XLSX | Abrechnungs-ID, Mitarbeiter-ID, Belegdatum, Kategorie, Betrag, Währung, Zahlart, Genehmigungsdatum, Auszahlungsdatum | Spaltennamen je Konfiguration verschieden; zurückgewiesene Abrechnungen oft nicht enthalten |
| I-2 AirPlus Kartenumsatzdaten | Transaktionsdatei aus dem AirPlus-Portal, CSV oder XLSX | Transaktionsdatum, Abrechnungsdatum, Leistungserbringer, Betrag, Währung, Leistungsart | Zusatzdaten nur, wenn gepflegt; Gutschriften als eigene Zeilen |
| I-3 Buchungsdaten Reisebüro | Buchungsreport über die Review-Importvorlage (CSV) | Buchungsnummer, Buchungsdatum, Reisedatum, Leistungsart, Preis, Währung | abhängig von der Lieferbereitschaft des Reisebüros |
| I-4 Allgemeiner Import | Review-Importvorlage (CSV) für Firmenkarten, ERP-Einzelposten, Vorschüsse | Belegart, Datum, Betrag, Währung | nur Daten in Vorlagenstruktur |
Spalten werden über bekannte Bezeichnungen erkannt. Fehlt eine Zuordnung, ordnen Sie die Spalte selbst zu. Es werden nur zugeordnete Spalten übernommen; alle anderen Spalten der Datei werden verworfen. Andere Formate (z. B. PDF oder .xls) werden abgelehnt, ohne Daten zu übernehmen.
Importvorlage I-3 (Reisebüro) · Importvorlage I-4 (Firmenkarten, ERP-Einzelposten, Vorschüsse)
Validierung beim Einlesen
- Pflichtfelder vorhanden, Datums- und Betragsformate lesbar, Währung angegeben.
- Datensätze außerhalb des Prüfzeitraums werden nicht übernommen (Hinweis mit Anzahl).
- Leere oder unlesbare Pflichtwerte: ab 5 % der Zeilen Hinweis, ab 50 % wird die Datei abgelehnt.
- Exakt doppelte Zeilen einer Quelle werden markiert und nur einmal gezählt.
- Ergebnis je Datei: eingelesen · eingelesen mit Hinweisen · abgelehnt.
Quellenstatus
Für jede Quelle gilt einer von fünf Werten: vorhanden und verfügbar · vorhanden, noch nicht verfügbar · nicht vorhanden · unbekannt · für diesen Review ausgeschlossen. „Nicht vorhanden“ und „noch nicht verfügbar“ werden im Ergebnis unterschiedlich begründet.
Monatsabdeckung
Je Quelle wird die Anzahl der Datensätze pro Monat mit dem Median aller Monate verglichen. Monate unter 80 % gelten als eingeschränkt, Monate ohne Datensätze als fehlend.
3. Verknüpfung und Doppelzählung
Jeder wirtschaftliche Vorgang erhält eine Vorgangs-ID. Kartenumsätze (I-2) werden mit Concur-Positionen verknüpft, deren Zahlart auf eine Firmen- oder Zentralkarte hinweist:
| Sicherheit | Regel | Verwendung |
|---|---|---|
| eindeutig | gleiche Währung, Betrag ±0,01, Datum ±3 Tage, beidseitig genau ein Kandidat | fließt in Beträge ein |
| wahrscheinlich | genau ein Kandidat mit Betrag ±2 % (mind. 1,00) und Datum ±10 Tage | nicht in Beträgen, mindert die Abdeckung |
| unklar | mehrere Kandidaten oder keiner | eigene Liste, keine automatische Zuordnung |
Umsätze einer zentral abgerechneten Karte (z. B. Flugtickets) erscheinen oft nicht in der Reisekostenabrechnung. Sie werden deshalb nicht als Fehler, sondern als „ohne Beleg in Concur“ ausgewiesen.
4. Sechs Prüffelder
Jedes Prüffeld hat eines von vier Ergebnissen: Stärke, Handlungsfeld, zu prüfen oder nicht beurteilt (mit Begründung). Ein fehlendes Datum ist nie „unauffällig“.
| Prüffeld | Regeln | Aussagegrenze |
|---|---|---|
| Einkaufspreise | Anteil der Flugbuchungen weniger als 7 Tage vor Reisedatum (I-3): ab 30 % Handlungsfeld, 15–30 % zu prüfen, unter 15 % Stärke. Geschätztes Potenzial nur mit Streckenangabe: je Strecke mit mind. drei frühzeitigen (≥ 14 Tage) und einer kurzfristigen Buchung die Preisdifferenz × Anzahl kurzfristiger Buchungen, davon 50–80 % (Annahme: Anteil, der früher buchbar wäre), auf 12 Monate hochgerechnet. | Vermeidbare Mehrkosten nur mit vergleichbarer Alternative unter gleichen Buchungsbedingungen; sonst „Auffälligkeit, zu prüfen“ |
| Ansprüche und Rückgewinnung | Anzahl Bahn- und Flugumsätze, wenn Entschädigungen laut Angabe nicht regelmäßig beantragt werden; Anzahl Gutschriften. | Ein Hinweis ist kein bestätigter Anspruch und keine realisierte Rückgewinnung |
| Zahlung und Abrechnung | Erkennbare Gebühren (I-2, Leistungsart oder Leistungserbringer „Gebühr“, „Entgelt“, „Fee“); private Vorleistung (Concur-Zahlart privat/bar) mit Ø Tagen bis Auszahlung; Vorschüsse (I-4). Handlungsfeld bei Gebühren > 0, Ø über 14 Tagen oder privatem Anteil über 25 %. | Nur erkennbare Gebühren; nicht abgestimmte Posten sind kein Verlust |
| Prozesse und Systeme | Prüfaufwand = Abrechnungen pro Jahr × angegebene Prüfdauer; mögliche Entlastung 30–60 % davon (Annahme); Durchlaufzeit Belegdatum bis Genehmigung. Handlungsfeld ab 100 Stunden pro Jahr oder drei manuellen Schritten. | Arbeitsentlastung (Stunden) getrennt von zahlungswirksamer Einsparung |
| Steuerung und Richtlinie | Richtlinie vorhanden; Anteil der Abrechnungen mit Genehmigung vor Auszahlung. Stärke bei Richtlinie und mind. 95 %; Handlungsfeld ohne Richtlinie. | Fehlende Information bedeutet nicht fehlende Steuerung |
| Compliance und Kontrollen | Sechs Kontrollen: Vorabgenehmigung, Genehmigung vor Auszahlung, Trennung von Einreichung und Genehmigung, Abgleich Karte/Abrechnung, Schutz vor Mehrfacheinreichung, Richtlinienprüfung bei Buchung – je mit Nachweis, nicht nachgewiesen oder Hinweis auf Prüfbedarf. | Keine Aussagen wie „rechtskonform“ oder „revisionssicher“; keine Einzelpersonen; Auffälligkeiten sind kein Fehlverhalten |
5. Kennzeichnung wirtschaftlicher Aussagen
| Kennzeichnung | Bedeutung | Darstellung |
|---|---|---|
| Nachgewiesen | direkt aus eindeutig verknüpften Daten berechnet | Betrag + Quelle |
| Geschätzt | mit dokumentierter Annahme berechnet | Spanne + Annahme |
| Noch zu prüfen | Hinweis ohne belastbare Grundlage | Anzahl + Prüfweg, kein Betrag |
| Nicht beurteilbar | Daten fehlen oder sind unklar | Begründung + fehlende Quelle |
Jede Aussage hat eine Herleitung: Datenquelle, Berechnungsweg, Annahmen, Zeitraum, Datenabdeckung, Unsicherheiten, mögliche Überschneidungen, einmalig oder laufend.
Wirkungskategorien werden nie addiert: Ausgabenreduzierung · Prozessentlastung (Stunden) · Liquiditätswirkung · Risikoreduzierung · einmalige Rückgewinnung · Umsetzungskosten. Die Entscheidungsvorlage zeigt sie in getrennten Zeilen ohne Gesamtsumme.
6. Richtwerte des Schnell-Reviews
Der Schnell-Review nennt keine Eurobeträge. Den manuellen Aufwand weist er als Annahme aus:
| Größe | Richtwert (Methodik 1.0) |
|---|---|
| Manueller Aufwand pro Woche | Anzahl manueller Schritte × (Reisende ÷ 100) × 0,3 bis 0,5 Stunden |
| Reisende (Mittelwert je Spanne) | bis 50: 30 · 50–150: 100 · 150–300: 225 · 300–1.000: 600 · über 1.000: 1.500 |
Richtwerte werden in Pilotprojekten überprüft und mit einer neuen Methodik-Version angepasst.
7. Anbieterunabhängigkeit
Jedes Ergebnis fragt auch: Was funktioniert beim bestehenden Anbieter? Welche Probleme sind intern verursacht? Welche Maßnahmen sind ohne Anbieterwechsel möglich? Welche Kosten und Risiken hätte ein Wechsel? Die Methodik ist unabhängig davon anwendbar, mit welchem Reisebüro oder Zahlungsanbieter Sie arbeiten.
8. Herausgeber und Version
Methodik-Version 1.0, herausgegeben von Intertours Reisen & Events GmbH, Frankfurt am Main. Fragen zur Methodik: review@intertours.de.