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Zweck
Der Travel-Management-Review unterstützt eine koordinierende Person dabei, Buchung, Zahlung, Abrechnung und Steuerung von Geschäftsreisen strukturiert zu überprüfen und eine interne Entscheidungsvorlage zu erstellen. Ausgewertet werden Prozess- und Kontrollmuster, keine einzelnen Personen.
Verarbeitete Datenarten
| Quelle | Übernommene Felder | Personenbezug |
|---|---|---|
| SAP Concur (I-1) | Abrechnungs-ID, Mitarbeiter-ID, Belegdatum, Kategorie, Betrag, Währung, Zahlart, Genehmigungs- und Auszahlungsdatum; optional Genehmiger-ID, Kostenstelle | Mitarbeiter- und Genehmiger-ID werden beim Einlesen durch Kennungen ersetzt |
| AirPlus (I-2) | Transaktions- und Abrechnungsdatum, Leistungserbringer, Betrag, Währung, Leistungsart; optional Kostenstelle, Ticketnummer, Strecke | Personalnummer wird nicht übernommen |
| Reisebüro (I-3) | Buchungsnummer, Buchungs- und Reisedatum, Leistungsart, Preis, Währung; optional Kanal, Tarif, Richtlinienverstoß, Strecke | keine Namen vorgesehen |
| Allgemein (I-4) | Belegart, Datum, Betrag, Währung, Beschreibung | keine Namen vorgesehen |
Spalten, die keinem dieser Felder zugeordnet werden (z. B. Namen), werden beim Einlesen verworfen.
Verarbeitung
- Die Auswertung läuft vollständig im Browser der koordinierenden Person. Reisedateien werden nicht an Intertours oder Dritte übertragen. Die Seite stellt nach dem Laden keine Verbindungen her (technisch durch eine Content-Security-Policy abgesichert, prüfbar über den Offline-Test).
- Pseudonymisierung: Kennungen von Personen werden vor der Auswertung ersetzt. Das ist keine Anonymisierung – mit der lokal gespeicherten Zuordnung bleiben Personen bestimmbar.
- Es werden keine Auswertungen über einzelne Personen erstellt; Ergebnisse beziehen sich auf Prozesse und Kontrollen.
- Keine externen KI- oder Verarbeitungsdienste.
Speicherorte und Aufbewahrung
| Ort | Inhalt | Löschung |
|---|---|---|
| Browser des Geräts | Arbeitsstand inkl. eingelesener Daten | durch die Nutzerin über „Arbeitsstand entfernen“ oder durch Löschen der Browserdaten |
| Sicherungsdatei | verschlüsselte Kopie des Arbeitsstands (AES-256, Passwort der Nutzerin) | liegt in der Verantwortung des Unternehmens |
| Exporte | Word-, Excel- und PDF-Unterlagen | liegt in der Verantwortung des Unternehmens |
Was Intertours erhält
Nur das, was die Nutzerin selbst per E-Mail versendet (z. B. eine Gesprächsanfrage mit ausgewählten Unterlagen), sowie technisch notwendige Protokolle beim Aufruf der Website laut Datenschutzerklärung.
Eine interne Freigabe oder ein NDA ersetzt keine erforderliche Prüfung durch Datenschutz oder Mitbestimmungsgremien. Ob eine Beteiligung des Betriebsrats erforderlich ist, beurteilt Ihr Unternehmen.